Simon van Ipenburg (projectmanager BEACON) over het gebruik van scrum in productinnovatie

“Scrum is heel goed voor de voortgang en teamspirit”

“Wij zijn enthousiast over scrum als tool voor het creëren van voortgang in productinnovatie. Deze werkwijze is oorspronkelijk bedoeld voor het ontwikkelen van software. Scrum geeft de mogelijkheid om iteratief (stapsgewijs) met je team richting een eindproduct te werken, zodat je regelmatig kunt bijsturen. Het werkt vooral goed als je met je team gezamenlijk in één ruimte werkt. Toch is de ‘officiële’ scrummethode niet één-op-één over te nemen voor productinnovatie. Een cruciaal verschil met softwareontwikkeling is dat wij binnen productinnovatie op een zeker moment met een harde streep te maken hebben. We zijn gebonden aan het productieproces en streven naar een product dat uiteindelijk aan alle eisen voldoet. In de uitvoering zetten we bij veel van onze projecten scrum in als hulpmiddel voor het creëren van voortgang, overzicht en teamgeest in multidisciplinaire teams. In de video zie je hoe een scrumbord niet alleen een overzicht biedt van de gezamenlijke korte termijn (sprint)doelen, maar ook van de status van de acties van alle teamleden. Eén tot drie keer per week houden we een standup meeting. Dan staan we met iedereen die aan het project bijdraagt rond het scrumbord en stellen we onszelf de vragen: 'waar sta je op dit moment, waar loop je tegenaan en waar ga je naar toe?'”

Stok achter de deur
“Het mooie van een scrumbord is: je creëert het met z’n allen, het geeft overzicht en het maakt duidelijk waar je staat. Het begint allemaal met het maken van een sprintplanning, waarbij je de sprintdoelen en de bijbehorende acties bepaalt. Wij werken meestal met sprints van drie weken. Daarin kun je toewerken naar bijvoorbeeld een sample, een prototype, een testrapport of een beslismoment. Teamleden moeten zelf hun acties schrijven, ophangen en verplaatsen. Dat dwingt iedereen om heel concreet te worden en zich te committeren. Laatst had een teamlid bijvoorbeeld wel een doel gesteld, maar geen acties opgehangen. Dit geeft mij als procesbegeleider de mogelijkheid om te vragen: ‘leg eens aan het team uit hoe je tot het doel gaat komen, wie of wat heb je daarvoor nodig?’ Want het is belangrijk dat iedereen op het bord kan zien wat er gaat gebeuren en waar ze mogelijk bij kunnen helpen. Dat visuele overzicht met alle openstaande taken werkt heel goed als stok achter de deur.”

Open mindset
“Het scrumbord geeft ook een helder beeld over de relaties tussen de acties en de diverse afdelingen.  Als iemand iets doet of laat, kan dat effect hebben op de acties van de anderen. Zo ontstaan er bijvoorbeeld tijdens het afstemmen van de doelen en bijbehorende acties soms leuke discussies. ‘Ik ga in de derde week testen.’ ‘Dat kan niet, want ik moet de onderdelen nog in elkaar schroeven.’
Ik merk vaak dat teamleden het niet gewend zijn om op deze manier gezamenlijk aan acties en doelen te werken. Het vraagt een bepaalde mindset, want door open te zijn over wat je op dagniveau doet, geef je wel een kijkje in je keuken. Voor sommige mensen voelt dit als een open deur voor kritiek of een beperking van de vrijheid. Daarom is het als procesbegeleider belangrijk te werken aan een gedragscode en veilige sfeer, waarbinnen de teamleden graag kennis delen en elkaar feedback mogen geven. Aan het eind van elke sprint is er ruimte voor feedback over de samenwerking en werkwijze van het team. We kijken terug op de sprint tijdens een zogenaamde retrospective. Dan bespreken we: Hoe werken we samen en wat kan er beter? De actieve betrokkenheid van de teamleden en het eigenaarschap op de deelacties maakt scrum echt een proces van cocreatie.”

Terug naar overzicht