Projectdefinitie volgens Tom Stefels (partner BEACON)

“Zorg voor helderheid: waarom is dit project zo’n goed idee?”

“Bij de start van een project worden vaak mooie woorden gebruikt: projectdefinitie, businesscase, scope. Ik vertaal dat graag naar alledaagse taal, zodat iedereen snapt wat de bedoeling is. En vooral: waaróm gaan we dit project doen? Wanneer doen we een high five? Wat is er dan bereikt? Wie is de ontvanger of de klant? En kan er misschien zelfs nog een schepje bovenop?”

“Het gaat over verwachtingen. Wat verwacht iedereen van de uitkomsten van het project en klopt dat met wat ervoor nodig is om dat te bereiken? Het is belangrijk om aan het begin die verwachtingen in kaart te brengen. Dat kan een heel gedoe zijn. Zeker als je werkt met bijvoorbeeld een stuurgroep met uiteenlopende belangen. Het is zaak om dat in een vroeg stadium in beeld te hebben. Dit doen wij bij BEACON door verwachtingen helder te maken en samen te brengen.”

Samenbrengen
“Helderheid houdt in: ieders verwachtingen zo concreet mogelijk maken. Wat krijgen ze wel en wat niet? Het samenbrengen gaat om mensen en hun ideeën en wensen. Letterlijk met verschillende mensen tegelijk praten, liefst uit verschillende hoeken van de organisatie. Die hebben doorgaans verschillende verwachtingen over een project, en onze rol is om die te laten overlappen.
Vooral níét mensen lastig vallen met te verwachten dat ze het op gaan schrijven, dat werkt niet.
Wij verwerken alle verwachtingen tot een inzichtelijk geheel en geven het terug: kennelijk is dit wat jullie bedoelen, klopt dat? Daar gaat dan iets groeien waarvan men uiteindelijk zegt: ‘hier zijn we het mee eens, hier gaan we voor’.”

Knip het op
“Wanneer een project te groot of te nieuw is om in zijn geheel te beschrijven, is de oplossing om het op te knippen in behapbare stukken. Stel vast wat het resultaat is van de eerste fase en wat je daarvoor nodig hebt. Ook als er grote onbekenden zijn is het heel goed om daar meteen duidelijk over te zijn. Het onbekende benoemen en afgewogen besluiten nemen.”

Sturen op resultaat
“De grotere gedachte achter een innovatie, waarom dit zo’n goed idee is en wat het gaat brengen voor de wereld, moet boven het project blijven hangen. Het is belangrijk om mensen in het project te hebben die deze gedachte vasthouden, erin geloven en persoonlijk ondersteunen.
Helderheid zorgt ervoor dat je weet wat je wel en niet moet doen. Daardoor kun je veel beter sturen en het voorkomt dat er dingen gebeuren die er niet bij horen. Je kunt mensen en middelen gericht inzetten.
Voor ons als projectmanagers is het van groot belang om de gedachte achter een project heel goed te begrijpen. Onze rol is om het eindresultaat af te leveren. Onze projecten hebben daarom een heldere start met uitgesproken verwachtingen, die we als BEACON graag waarmaken en liefst overtreffen.”

Terug naar overzicht