‘Plan innovatieprojecten zonder allerlei buffers en onzekerheden. En wees daar extreem transparant over’

Tom Stefels (partner BEACON):

Planning van innovatieprojecten, altijd gedoe. Hoe kun je tenslotte onzekerheden als echte innovatie plannen? Nou gewoon, door er bijvoorbeeld lekker veel slack in te stoppen. Tijdbuffers dus, waardoor je tegenvallers kunt wegwerken zonder het aan de grote klok te hoeven hangen. Goed idee? Wij vinden van niet, dat vertraagt de boel!


Innoveren is zoeken. En zeg nu zelf, hoe lang duurt zoeken? Zeker als je soms nog niet eens weet waar je precies naar zoekt. En nog lastiger, als je het dan gevonden denkt te hebben, is dat echt waar je naar zocht? Of anders gezegd, zit een consument of klant daarop te wachten? Toch is er best wat over te zeggen hoe lang dat allemaal mag duren en hoe het is te plannen. Op basis van vele eerdere ervaringen en een helder en bewezen proces. En het is nodig ook, je kunt niet bij het management aankomen met de boodschap dat er hard gewerkt wordt, maar dat het team geen idee heeft wanneer enig resultaat verwacht wordt.


Plannen, een goede gewoonte

Innoveren is zoeken. En zeg nu zelf, hoe lang duurt zoeken? Zeker als je soms nog niet eens weet waar je precies naar zoekt. En nog lastiger, als je het dan gevonden denkt te hebben, is dat echt waar je naar zocht? Of anders gezegd, zit een consument of klant daarop te wachten? Toch is er best wat over te zeggen hoe lang dat allemaal mag duren en hoe het is te plannen. Op basis van vele eerdere ervaringen en een helder en bewezen proces. En het is nodig ook, je kunt niet bij het management aankomen met de boodschap dat er hard gewerkt wordt, maar dat het team geen idee heeft wanneer enig resultaat verwacht wordt.

Is dat niet achterhaald, plannen?

Dat klinkt als ‘waterval’, dat doen we tegenwoordig toch niet meer, we doen toch alles Agile? Nou, wat ons betreft doen we beide. Voor de grotere projectstructuur is het nog steeds een goed idee om een overall planning te hebben met een fasering en een aantal belangrijke mijlpalen. Dat maakt gemeenschappelijke doelen helder en geeft focus. Binnen de verschillende werkstromen en fases werken we inderdaad Agile, dat wil zeggen in sprints, om het project samen met het team op dagelijkse basis te besturen.

Hoe dan

Als we grotere projecten gaan plannen doen we dat met het hele projectteam. We hebben daar bij BEACON methodes voor om in vast format met iedereen erbij tot een fasering te komen, belangrijke beslismomenten te herkennen en te zien hoe de werkstromen van elkaar afhankelijk zijn. Dat vormt dan de basis voor de planning. En dan komt de altijd weer lastige vraag aan teamleden: hoe lang duurt dan die ene activiteit? “Ja, dat is van allerlei dingen afhankelijk” is natuurlijk altijd het antwoord, en dat is ook het enige juiste antwoord. Toch is het een goed idee om een realistische inschatting te maken van de benodigde tijd. Gewoon op basis van ervaring over hoe lang het ‘doorgaans zou duren’.

Wees duidelijk

Maar klopt het totaal dan ook? Dingen lopen toch vaak uit door omstandigheden, zeker in innovatie? Dat is zo, maar als je dat van tevoren al inplant gaat het zéker langer duren, is onze ervaring. Kortom, geen buffers inbouwen, plan ‘medium case’, dus met enige iteraties, maar wees daar richting de rest van de organisatie heel helder over. Vertel er elke keer bij dat er geen ruimte is ingebouwd voor echte tegenvallers. En misschien nog belangrijker, doe geen enkele toezegging over de timing van een marktintroductie als je niet voldoende mate van zekerheid hebt over de haalbaarheid op diverse vlakken. En, we komen hier als BEACON graag mee helpen natuurlijk!

Terug naar overzicht